Reisekostenabrechnung mit Excel: Formular für Teamevents

Betriebsfeier – Bewirtung, Zuwendungen und Reisekosten

Viele Unternehmen organisieren regelmäßig für ihre Mitarbeiter eine Betriebsfeier. Dazu zählen jährliche Versammlungen aller Beschäftigten. Der Vorstand berichtet über die Erfolge des letzten Geschäftsjahres und gibt Ausblick auf künftige Pläne. Ein musikalisches Rahmenprogramm, Bewirtung mit Speisen und Getränken und die Übergabe von Sachgeschenken unterstreichen den feierlichen Charakter.

In anderen, vorwiegend kleineren Betrieben werden statt förmliche Betriebsversammlungen Betriebsausflüge durchgeführt. Beliebt sind erlebnisreiche Teamevents wie ein Besuch im Freizeitpark oder Escape Room. Hoch im Kurs stehen ebenso sportliche Aktivitäten wie Klettern, Paintball oder Kegeln. Wer es eher gemütlich mag, organisiert beispielsweise eine Bootsfahrt.

Betriebsveranstaltungen und ihre steuerliche Behandlung

Jede Betriebsfeier fördert das Miteinander von Kollegen im beruflichen Alltag. Das steht auch im besonderen Interesse der meisten Arbeitgeber. Denn ein gutes Team erzielt gemeinsam gute (berufliche) Erfolge. Der Gesetzgeber sieht das genauso und räumt für Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene steuerliche Besonderheiten ein.

Für jeden Angestellten kann der Arbeitgeber pro Betriebsfeier bis zu 110,- Euro ausgeben, ohne dass Einkommensteuer fällig wird. Liegt die Zuwendung pro Arbeitnehmer über diesem Freibetrag, unterliegt der überschießende Betrag als geldwerter Vorteil der Steuerpflicht.

Um den Anteil der Zuwendung pro Angestellten zu ermitteln, wird der Gesamtaufwand der Betriebsfeier durch die Anzahl aller Teilnehmer geteilt. Anwesende einer Betriebsfeier oder eines Betriebsausfluges sind unter Umständen auch Begleitpersonen. Bringt ein Mitarbeiter beispielsweise seinen Ehepartner mit, verdoppelt sich die Zuwendung des Mitarbeiters. Der Anteil seiner Begleitperson wird zu seinem Betrag hinzugerechnet.

Rechenbeispiel: Die Pro-Kopf-Zuwendung einer Betriebsfeier beträgt 70,- Euro. Ein Angestellter bringt eine Begleitperson mit. Seine Zuwendung beträgt insgesamt 140,- Euro und liegt damit über dem steuerlichen Freibetrag. Die Differenz von 30,- werden vom Arbeitgeber als geldwerter Vorteil pauschal mit 25 Prozent versteuert.

Der Freibetrag von 110,- Euro gilt für bis zu 2 Betriebsfeiern im Jahr. Nimmt ein Angestellter an mehr als 2 betrieblichen Veranstaltungen jährlich teil, legt er fest, für welche beiden Veranstaltungen er den Freibetrag beansprucht. Ausgenommen von dieser Einschränkung sind Angestellte, die mit dem Besuch von Betriebsfeiern ihrem beruflichen Pflichten nachkommen, zum Beispiel Betriebsräte oder Personalchefs.

Reisekosten und Art von Zuwendungen auf Betriebsfeiern

Die in dem steuerlichen Freibetrag von 110,- Euro pro Betriebsfeier enthaltenen Zuwendungen können sein: Speisen, Getränke, Eintrittskarten, Kosten für Musik und künstlerische Darbietungen, Aufwendungen für Räumlichkeiten und Organisation. Darüber hinaus gilt der Freibetrag ebenso für Sachgeschenke, die anlässlich der Betriebsfeier an Mitarbeiter übergeben werden. Die geltende Steuerfreigrenze von maximal 60,- für Aufmerksamkeiten ist nicht relevant. Auch dann nicht, wenn das Geschenk nicht direkt auf der Betriebsfeier übergeben wird.

Fahrtkosten, sofern die An- und Abreise vom Arbeitgeber organisiert wird, werden auf die Zuwendung aufgerechnet. Unter folgenden Bedingungen rechnet der Angestellte seine Reisekosten separat als solche ab:

  • Die Betriebsfeier findet außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt.
  • Die Anreise dienst der Teilnahme an der Veranstaltung.
  • Der Arbeitnehmer übernimmt die An- und Abreise eigenverantwortlich.

Formular für Teamevent im Reisekostentool

Damit Teamevents und Betriebsfeiern steuerlich anerkannt werden, hilft ein übersichtlicher Nachweis. Im Excel-Reisekostentool ist ein Formular als separates Blatt beigefügt, in das alle relevanten Informationen eingetragen werden: Datum der Betriebsfeier, Teilnehmer, freigegebener Betrag pro Teilnehmer Gesamtaufwand.

Das Formular „Teamevent“ steht in beiden Varianten des Reisekostentools zur Verfügung (PRO- und Standardvariante).

Excel Reisekostenabrechnung: Formular Teamevent