Reisekostenabrechnung mit Excel: Formular für Bewirtungskosten

Bewirtungskosten richtig nachweisen - Excel-Vorlage nutzen

Jede Unternehmerin und jeder Unternehmer hat es schon einmal getan: Um gute Geschäfte zu fördern, werden Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten in ein Restaurant oder eine Gaststätte eingeladen. In lockerer Atmosphäre können Gespräche über Konditionen, neue Aufträge oder andere geschäftliche Beziehungen zwanglos geführt werden. Und für das leibliche Wohl ist natürlich bestens gesorgt.

Einladungen zu einem Essen verursachen Kosten für Speisen und Getränke. Diese Aufwendungen kann die oder der Bewirtende zum großen Teil als Betriebsausgaben geltend machen. Bei Geschäftsessen sind 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar, bei reiner Mitarbeiterbewirtung hingegen 100 Prozent. In beiden Fällen ist die Vorsteuer komplett abzugsfähig.

Damit Bewirtungskosten als solche vom Finanzamt anerkannt werden, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein.

  • Die Bewirtung hat einen beruflichen respektive betrieblichen Anlass.
  • Es ist ein ordnungsgemäßer und vollständiger Bewirtungsbeleg nachzuweisen.

Anforderungen an den Bewirtungsnachweis

Die Finanzbehörde möchte Geschäftsessen und deren Aufwendungen zweifelsfrei nachvollziehen können. Ein Bewirtungsbeleg muss aus diesem Grund nachfolgende Informationen enthalten (§4 Abs. 5 Nr. 2 EstG):

  • Datum der Bewirtung
  • Ort und Name des Restaurants
  • Teilnehmer des Treffens (vollständiger Name, Firma, Ort)
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Kosten (Rechnung der Gaststätte beifügen)
  • Name des bewirtenden Steuerpflichtigen (bei Rechnungen unter 150,- Euro genügt der Eintrag in der Liste der Teilnehmer)
  • Unterschrift des Gastgebers

Auf der Rechnung der Gaststätte (maschinell erstellt) sind alle Posten einzeln aufzuführen.
Bewirtungskosten dürfen nicht unangemessen hoch sein, sondern müssen im Verhältnis zum Anlass der Veranstaltung stehen.

Bewirtungskosten während einer Dienstreise – Vorlage des Reisekostentools nutzen

Bewirtungen finden nicht zwangsläufig am Ort des gastgebenden Unternehmens statt. Reist der Unternehmer oder die Unternehmerin zum Sitz des Geschäftspartners, Lieferanten oder Kunden, entstehen zusätzliche Kosten für die An- und Abreise. Erfolgt die Abreise nicht am gleichen Tag, fallen weitere Ausgaben für Übernachtung und Verpflegung an.

Mit dem Excel-Reisekostentool können alle Reisekosten gesetzeskonform abgerechnet werden. Bewirtungsaufwendungen, die während einer Dienstreise zustande kommen, werden nach den oben genannten Anforderungen nachgewiesen. Das Excel-Tool beinhaltet ein Formular, mit dem Bewirtungskosten und alle anderen erforderlichen Informationen übersichtlich und lückenlos erfasst werden können.

Das Formular „Bewirtungskosten“ steht in beiden Varianten des Reisekostentools zur Verfügung (PRO- und Standardvariante).

Excel Reisekostenabrechnung: Formular Bewirtungskosten