FAQ - Häufig gestellte Fragen zum Excel-Reisekostentool

  • Allgemeine technische Fragen

  • Funktioniert das Tool auch auf einem Mac-Rechner (macOS)?

    Nein. Das Excel-Reisekostentool ist ausschließlich unter dem Windows-Betriebssystem (Vista, 7, 8.x, 10) lauffähig.

  • Welche Daten muss ich eingeben, um das Reisekostentool zu aktivieren?

    Sie erhalten nach Zahlungseingang neben dem Tool auch Ihren Lizenzschlüssel (per E-Mail). Wenn Sie das Tool zum ersten Mal starten, werden Sie zur Eingabe der Aktivierungsdaten aufgefordert. Tragen Sie in die dafür vorgesehene Felder (1) die E-Mail-Adresse ein, die Sie für die Bestellung verwendet haben, und (2) den gelieferten Lizenzschlüssel (36 Zeichen lang).

    Zur Aktivierung des Reisekostentools wird bei der ersten Ausführung eine Internetverbindung benötigt. Sollten Sie für den Zugang einen Proxy-Server verwenden, aktivieren Sie die Kontrollbox „Internetzugang via Proxy-Server“ und tragen die entsprechenden Einstellungen ein.

  • Muss ich bei jeder Verwendung die Daten für die Aktivierung eingeben?

    Nein. Sie werden nur bei der ersten Verwendung zur Eingabe Ihrer Aktivierungsdaten aufgefordert (E-Mail-Adresse, Lizenzschlüssel).

  • Kann ich meine erworbene Lizenz auf mehreren Geräten nutzen?

    Eine Einzelplatzlizenz kann nur auf einem Gerät für einen Windows-Anwender genutzt werden. Haben Sie mehrere Einzelplatzlizenzen erworben, können Sie diese auf entsprechend vielen Arbeitsplätzen verwenden. Eine Firmenlizenz ist hinsichtlich der Anzahl von Installationen dagegen unbeschränkt.

  • Ich möchte meine Lizenz auf einen anderen PC / User übertragen, wie kann ich das tun?

    Deinstallieren bzw. deaktivieren Sie zunächst das Reisekostentool auf dem bisherigen Rechner. Dies erledigen Sie – abhängig von der verwendeten Excel-Version – entweder über das Ribbon „Excel-Reisekostentool“ oder den sog. Backstage-Bereich von Excel. Sobald wir die Deaktivierung verzeichnet haben, versenden wir eine E-Mail an die bei uns hinterlegte Kontaktadresse. Anschließend können Sie das Tool auf einem anderen PC und / oder unter einem anderen User aktivieren.

    Excel Reisekostenabrechnung: Deaktivierung im Ribbon
    Deaktivierung im Ribbon

    Excel Reisekostenabrechnung: Deaktivierung im Backstage-Bereich
    Deaktivierung im Backstage-Bereich
  • Ich kann das Tool nicht öffnen, woran liegt das?

    Um das Tool nutzen zu können, müssen Sie VBA-Makros erlauben (https://www.stallwanger.net/makro-einstellungen.html). Eventuell blockiert auch Windows das Ausführen der Datei. Klicken Sie im Datei-Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei und öffnen die „Eigenschaften“. Prüfen Sie im Reiter „Allgemein“, ob Sie die Freigabe erlauben müssen. Durch Klicken auf „Zulassen“ wird die Blockierung aufgehoben.

    Excel Reisekostenabrechnung: Windows Sicherheit
  • Ich werde bei erstmaliger Nutzung nicht nach der Eingabe meiner Aktivierungsdaten gefragt, gibt es eine Lösung?

    Eventuell blockiert Windows das Ausführen der Datei. Klicken Sie im Datei-Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei und öffnen die „Eigenschaften“. Prüfen Sie im Reiter „Allgemein“, ob Sie die Freigabe erlauben müssen. Durch Klicken auf „Zulassen“ wird die Blockierung aufgehoben.

    Excel Reisekostenabrechnung: Windows Sicherheit
  • Was bedeutet die Meldung „Irgendetwas ging schief.“ während des Aktivierungsvorgangs?

    Zur Aktivierung des Reisekostentools wird bei der ersten Ausführung eine Internetverbindung benötigt. Möglicherweise hat Ihr PC keinen Internetzugang oder Sie verwenden einen Proxy-Server. Um den Zugang über Ihren Proxy-Server herzustellen, aktivieren Sie einfach die Kontrollbox „Internetzugang via Proxy-Server“ und tragen dann die Einstellungen ein.

    Excel Reisekostenabrechnung: Internetzugang über Proxy-Server
  • Allgemeine Fragen zur Bedienung

  • Warum werden die Felder, die automatisch berechnet werden sollen (Dauer, Verpflegungspauschale, Gesamtbetrag etc.), nicht befüllt?

    Prüfen Sie zunächst, ob Sie alle Daten eingetragen haben, die für eine Berechnung notwendig sind. Sollte das der Fall sein, ist die Berechnungsoption in Ihrem Excel wahrscheinlich auf manuell gestellt. Um das zu ändern, wechseln Sie zum Ribbon „Formeln“ und dort zu den Berechnungsoptionen. Stellen Sie diese auf „automatisch“ ein.

    Excel Reisekostenabrechnung: Excel Berechnungsoptionen umstellen
  • Muss ich bei einer mehrtägigen Dienstreise alle Zwischentage einzeln eintragen?

    Sie können mehrere Zwischentage einer mehrtägigen Dienstreise zusammenfassen, wenn die Angaben für diese Tage identisch sind. Sind Sie beispielsweise von Montag bis Freitag auf Dienstreise abwesend und lassen sich an den Zwischentagen (Dienstag bis Donnerstag) gleiche Angaben zu den erhaltenen Mahlzeiten und ggfs. Privatübernachtungen machen, können Sie die Abrechnung für diese Reise auf drei Zeilen beschränken:

    Excel Reisekostenabrechnung: Zwischentage zusammenfassen
  • Muss ich bei einer mehrtägigen Dienstreise die Uhrzeiten für Antritt und Ende eintragen?

    Bei einer mehrtägigen Dienstreise sind die Angaben zur Uhrzeit für Antritt und Ende nicht relevant. Anders als bei einer eintägigen Reise spielt die Dauer der Abwesenheit auch am An- und Abreisetag für die Ermittlung der Verpflegungspauschale keine Rolle – für beide Tage steht Ihnen der einfache Pauschbetrag zu (zum Beispiel 12,- Euro für Reisen innerhalb Deutschlands [Stand 2019]).

  • Aus welchem Grund werden keine Verpflegungspauschalen angezeigt?

    Dafür gibt es verschiedene Gründe:

    • Ist die Dauer der Abwesenheit bei einer eintägigen Dienstreise <= 8 Stunden, steht Ihnen keine Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes zu.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie bei einer mehrtägigen oder eintägigen Dienstreise > 8 Stunden das Land ausgewählt haben.
    • Prüfen Sie die Berechnungsoptionen in Ihrem Excel. Diese müssen auf „automatisch“ eingestellt sein.

  • Fragen zur PRO-Version

  • Warum kann ich keine Beträge für Übernachtung, Fahrt- und Reisenebenkosten eintragen?

    In der PRO-Version des Reisekostentools werden diese Beträge aus dem Blatt „Belege“ automatisch in die Abrechnung übernommen. Tragen Sie zunächst im Blatt „Reisekosten“ das Datum der Dienstreise ein. Danach können Sie zu den Belegen wechseln, dort das entsprechende Datum auswählen und alle weiteren Angaben zu den Aufwendungen eintragen. Ist alles vollständig angegeben, wird die Spalte „Betrag in Euro“ automatisch befüllt und der Betrag in die Übersicht der Reisekosten übertragen.

  • Meine Daten, die ich im Blatt „Belege“ eintrage, werden nicht in die Übersicht der Reisekosten übertragen.

    Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben (Mindestangaben: Datum, Kennzeichnung, Währung, Betrag). Die Spalte „Betrag in Euro“ sollte danach automatisch befüllt und der Betrag in die Reisekostenübersicht übernommen werden.

    Wenn Sie alle erforderlichen Angaben eingetragen haben, aber die automatische Übernahme noch immer nicht funktioniert, ist die Berechnungsoption in Ihrem Excel wahrscheinlich auf „manuell“ eingestellt. Ändern Sie diese Einstellung bitte auf „automatisch“.

    Excel Reisekostenabrechnung: Belege Pflichtfelder Pflichtfelder Blatt "Belege"
  • Der Abruf der Währungskurse funktioniert nicht, was kann die Ursache sein?

    Für den Abruf der Währungskurse benötigt der Rechner, auf dem Sie das Tool installiert haben, eine Internetverbindung. Benutzen Sie für den Internetzugang einen Proxy-Server, können Sie im Blatt „Einstellungen“ die erforderlichen Daten hinterlegen.

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