Reisekostenabrechnung mit Excel-Vorlage rechtskonform und leicht erstellen

Die Abrechnung von Reisekosten gehört für viele Arbeitnehmer zu den regelmäßigen Aufgaben im Berufsleben. Unabhängig davon, wie häufig betrieblich veranlasste Reisen im Terminkalender stehen – am Ende jeder Dienstreise wartet die Reisekostenabrechnung. Dafür müssen die Zeiten der Abwesenheit protokolliert und die Originalbelege zusammengetragen werden. Benutzt der Mitarbeiter für die Fahrt seinen privaten PKW, steht ihm für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale zu.

Reisekostenrecht: Richtlinien für die Reisekostenabrechnung

Seit der Reisekostenreform 2014 gelten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinfachte Regelungen für die steuerliche Beurteilung von Reisekosten. Der Gesetzgeber hat diese überarbeiteten Richtlinien im Einkommensteuergesetz (EStG) erfasst und in einem ausführlichen BMF-Schreiben (30.9.2013, Az. IV C 5 - S 2353/13/10004) detailliert beschrieben.

Unumstritten haben die wenigsten Arbeitnehmer Zeit, sich mit den gesetzlichen Richtlinien genau zu befassen. Wie die Praxis zeigt, unterlaufen selbst erfahrenen Buchhaltern und Steuerberatern immer wieder Fehler. Zum Beispiel bei mehrtägigen Auslandsreisen mit unterschiedlichen Einsatzorten besteht oft Unklarheit darüber, welche Verpflegungspauschale für welchen Tag anzusetzen ist.

Rechtssicherheit: Einsatz der Excel-Vorlage mit automatisierten Arbeitshilfen

Fehler bei der Erstattung von Reisekosten können unangenehme Folgen haben und zu Steuernachzahlungen führen. Aus diesem Grund setzen Unternehmen gerne Tools ein, die ihnen rechtliche Sicherheit bieten. Außerdem haben Hilfsprogramme für Reisekosten einen weiteren Vorteil: Die rechtskonformen Abrechnungen lassen sich schnell erstellen – es bleibt deutlich mehr Zeit für das wichtigere Alltagsgeschäft.

Unsere Excel-Vorlage zur Erfassung von Reisekosten und automatischer Kalkulation des Erstattungsbetrages bietet genau das: Rechtssicherheit und Zeitersparnis.

Darüber hinaus unterstützt das Programm unsere Kunden bei der Digitalisierung, denn der Mitarbeiter kann die integrierten Formulare für die Genehmigung und die Abrechnung von Dienstreisen in digitaler Form an den Zuständigen weiterreichen. Wer weiterhin die Dokumente in Papierform schätzt, kann diese mit der Druckfunktion auf A4-Format ausdrucken.

Excel Reisekostenabrechnung: Reisekosten-Übersicht

Up to date: Praxisnahe Weiterentwicklung und gesetzliche Aktualisierungen

Wir entwickeln das Excel-Tool zur Reisekostenabrechnung bereits seit mehreren Jahren weiter. Dabei berücksichtigen wir die Anforderungen unserer Kunden, die uns immer wieder Feedback über den Einsatz in der Praxis geben.

Neben diesen funktionalen Verbesserungen veröffentlichen wir jedes Jahr eine aktuelle Version des Tools. Diese enthält die jährlichen, vom Bundesfinanzministerium verfassten Änderungen im Reisekostenrecht. In der Regel sind davon meist die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung im Ausland betroffen. Aber auch andere Vorgaben wie Sachbezugswerte werden in Abständen angepasst.

Kunden, die unser Tool einmal erworben haben, erhalten die jährliche Update-Version zu einem vergünstigten Preis.