Reisekostenabrechnung mit Excel: Verpflegungskosten

Verpflegungsmehraufwand - Erstattung von Zusatzkosten auf Geschäftsreisen

Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich – wie der Name schon sagt – auf die Kosten, die den normalen Aufwand für die Verpflegung überschreiten. Auf beruflich oder geschäftlich veranlassten Reisen stehen nicht die kostengünstigeren Möglichkeiten der Versorgung wie etwa in der eigenen Wohnung oder Betriebskantine zur Verfügung. Stattdessen nutzt der Dienstreisende die Angebote in Restaurants und Hotels oder besorgt sich anderweitig kostenintensivere Fertiggerichte.

Verpflegungspauschalen in Anspruch nehmen

Diese Extra-Ausgaben für Speisen und Getränke bei einer Auswärtstätigkeit können in Höhe der jeweiligen Verpflegungspauschale steuerfrei ausgeglichen werden (EStG §9 Abs. 4a). Eine steuerfreie Erstattung der tatsächlich angefallenen Versorgungs-(Mehr-)Kosten sieht der Gesetzgeber nicht vor. Welche Spesensätze anzusetzen sind, richtet sich nach dem Ziel (in der Regel das Land) und der Dauer der Geschäftseise. Die obersten Finanzbehörden von Bund und Ländern passen jährlich die Pauschbeträge für Dienstreisen ins Ausland an (Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten). Die Pauschalen für Inlandsreisen (Deutschland) sind dagegen seit 2014 stabil:

  • 12 Euro pro Tag für eine eintägige Auswärtstätigkeit (ohne Übernachtung) mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit
  • 12 Euro jeweils für den Anreise- und Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit
  • 24 Euro für jeden vollen Tag einer mehrtägigen Dienstreise (24 Stunden abwesend)

Kürzung der Verpflegungspauschalen bei veranlassten Mahlzeiten

Die Pauschalen für den Ausgleich des Verpflegungsmehraufwandes können nur dann in voller Höhe beansprucht werden, wenn der Reisende die Kosten für seine Verpflegung komplett selbst trägt. Sobald Mahlzeiten – zum Beispiel vom Arbeitgeber – gestellt werden, wird der Tagessatz um einen bestimmten Anteil gekürzt:

  • 20 % Kürzung bei einem nicht selbst finanzierten Frühstück
  • jeweils 40 % Kürzung bei einem veranlassten Mittag- oder Abendessen

Die Kürzung erfolgt immer auf die Tagespauschale und kann nicht mehr als 100 % betragen.

Excel-Vorlage Reisekosten: Verpflegungsmehraufwand automatisch ermitteln

Das Excel-Reisekostentool ermittelt nach Eingabe von Reisedauer und Reiseziel automatisch die richtigen Verpflegungspauschalen. Damit lassen sich Reisekostenabrechnungen bequem erstellen. Die vom Gesetzgeber vorgesehenen Kürzungen für veranlasste Mahlzeiten werden nach Aktivierung der entsprechenden Checkbox ebenfalls automatisch vorgenommen.

Dreimonatsfrist

Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit besteht nur für die ersten 3 Monate ein Anspruch auf die Verpflegungspauschalen. Diese Dreimonatsfrist beginnt von vorne, wenn die Auswärtstätigkeit für mindestens 4 Wochen am Stück unterbrochen wurde.