Reisekostenabrechnung mit Excel: Verpflegungspauschalen 2020

Verpflegungspauschalen 2020 – Mehraufwendungen auf Geschäftsreisen

Für Reisekostenabrechnungen von Geschäftsreisen gelten ab dem 1. Januar 2020 andere Verpflegungspauschalen. Arbeitnehmer können für ihren Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen innerhalb Deutschlands höhere Pauschalen gelten machen. Die einfache Pauschale von bisher 12,- Euro wird auf 14,- Euro angehoben. Dieser pauschale Satz gilt für eintägige Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie jeweils für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise. Der Pauschbetrag bei 24-stündiger Abwesenheit wird von 24,- Euro auf 28,- Euro erhöht.

Beispiel Reisekostenabrechnung 2020

Max P., Arbeitnehmer eines in Leipzig ansässigen Unternehmens, reist für 3 Tage nach München zu einem Kunden zwecks Reparatur von Arbeitsmaschinen. Max hat Bekannte in München wohnen und kann für diese Zeit privat bei ihnen übernachten. Die Strecke Leipzig – München und zurück fährt er mit seinem Privat-PKW und erhält für die gefahrenen Kilometer eine Pauschale.

Folgende Reisekosten und Pauschalen sind später in der Abrechnung von Max aufgeführt:

  • Verpflegungspauschale 56,- Euro: 14,- Euro jeweils für den An- und Abreisetag sowie 28,- für den vollen Zwischentag - ohne Abzüge
  • Übernachtungspauschale 40,- Euro: 2 Übernachtungen privat (ohne Belege), pro Nacht 20,- Euro pauschal
  • Fahrtkosten 270,- Euro: 900 km mit dem privaten PKW gefahren (900 * 30 Cent Kilometerpauschale)

Änderung der Auslandspauschalen 2020

Die steuerfreien Auslandspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen ändern sich auch 2020 für mehrere Länder und Metropolen. Die unterschiedliche Höhe der Pauschbeträge richtet sich dabei nach den örtlichen Lebenshaltungskosten und der Inflation.

Für dienstliche Reisen in Länder wie Bangladesch, Äthiopien oder Vereinigte Arabische Emirate kann der Arbeitnehmer höhere Verpflegungspauschalen im Vergleich zum Vorjahr geltend machen. Dagegen wird der Verpflegungsmehraufwand 2020 für beispielsweise die Türkei, Venezuela und Angola als weniger hoch eingeschätzt wie noch 2019. Veränderungen in die eine oder andere Richtung gibt es ebenfalls bei den Übernachtungspauschalen.

Eine detaillierte Übersicht finden Sie hier: Dienstreise-Online – Verpflegungspauschalen 2020

Änderung Sachbezüge 2020 für erhaltene Mahlzeiten

Erhält ein Arbeitnehmer auf einer geschäftlichen Reise, die nicht mehr als 8 Stunden dauert, eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt, ist ein Sachbezug (geldwerte Vorteil) anzurechnen. Dieser Wert muss entweder versteuert oder mit anderen dem Arbeitnehmer entstandenen Reisekosten – wie beispielsweise Fahrtkosten – verrechnet werden.

Je nach Art der gestellten Verpflegung gelten in 2020 folgende Sachbezugswerte:

  • 1,80 Euro für ein Frühstück
  • 3,40 Euro für ein Mittag- oder Abendessen

Reisekosten rechtskonform abrechnen

Damit die Abrechnungen von Reisekosten kein lästiges Übel werden – gerade bei vielreisenden Arbeitnehmern – kann eine passende Vorlage sehr hilfreich sein. Unser Excel-Reisekostentool ist aber nicht nur eine Vorlage für vollständige Reisekostenabrechnungen. Darüber hinaus werden Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen für In- und Ausland automatisch ermittelt. Alle abzurechnenden Beträge werden automatisch zusammengerechnet – pro Geschäftsreise oder für alle Reisen in einem bestimmten Zeitraum. Die Umrechnung möglicher Posten in Fremdwährung erfolgt ebenfalls automatisch und damit ohne zusätzlichen Aufwand für den Benutzer.